Contrôleur(euse) documentaire

VTEK Groupe Conseil Inc. est une firme d’ingénierie reconnue dans l’industrie du pétrole et du gaz depuis plus de 20 ans. Dans le cadre de notre croissance rapide, nous sommes à la recherche d’un(e) Technicien(ne) en gestion documentaire expérimenté(e) pour se joindre à notre équipe dynamique à Montréal ( Anjou).

Pourquoi vous joindre à nous ?​

• Salaire concurrentiel et régime complet d’avantages sociaux
• Régime de retraite avec cotisation de l’employeur
• Horaire flexible favorisant l’équilibre travail-vie personnelle
• Formation continue et possibilités d’avancement professionnel
• Environnement de travail collaboratif et dynamique
• Entreprise en pleine croissance dans le secteur de l’énergie

Responsabilités

Relevant du directeur général, le ou la Technicien(ne) en gestion documentaire sera responsable de :

• Maintenir la confidentialité des informations sensibles et des ententes contractuelles.
• Gérer la circulation de la documentation à l’aide de bordereaux de transmission (transmittals).
• Utiliser les procédures de la bibliothèque de projets ainsi que les procédures spécifiques aux projets.
• Utiliser les outils et traiter les documents conformément aux procédures de VTEK et aux exigences des projets afin de respecter les normes de gestion documentaire.
• Participer à la mise en place des matrices de distribution dans le système de gestion documentaire.
• Enregistrer et maintenir la liste maîtresse des attributs documentaires dans le système de gestion documentaire (codes de structure des installations, codes de lots d’approvisionnement, etc.).
• Attribuer les numéros de documents livrables au besoin.
• Produire différents rapports à partir du système de gestion documentaire, notamment l’état d’avancement de l’ingénierie, le suivi des soumissions des fournisseurs et entrepreneurs, les indicateurs de progression, les cycles de révision et le suivi des révisions internes.
• Gérer les portails du système de gestion documentaire pour la transmission, la réception et la distribution des documents aux utilisateurs internes et externes.
• Effectuer des audits de données afin d’assurer l’exactitude des informations et des rapports.
• Participer à diverses initiatives de contrôle documentaire et de gestion de données.
• Contribuer à la préparation et à la remise finale de la documentation des projets.

Qualifications

• Minimum de 3 ans d’expérience en bureautique, administration ou secrétariat.
• Diplôme d’études secondaires ou diplôme collégial en bureautique, administration ou secrétariat.
• Excellente maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Capacité à traduire de la documentation technique.
• Expérience dans la création de différents types de documents administratifs.
• Grand souci du détail et de la précision.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles.
• Capacité à travailler avec des échéanciers serrés et changeants.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Bonne connaissance d’Adobe Acrobat Pro, Publisher, SharePoint et autres outils similaires.

À propos de VTEK

Chef de file en ingénierie, approvisionnement et gestion de construction (EPCM), VTEK offre des solutions sécuritaires et durables aux industries du raffinage, de la pétrochimie, des mines, de l’agroalimentaire et des biocarburants.​​

Type d’emploi : Temps plein
Lieu de travail : Présentiel (Montréal, Anjou)